(J’ai fait un copier-coller des quelques conseils isssues du topic sur le principe Pareto. Ca fera plus « propre ».)
Sujet : Comment apprendre à mieux « gérer son patron » (ou son responsable d’équipe, de Service, de Département, etc)
Je pense que beaucoup de gens font des tas de petites erreurs dans leurs relations quotidiennes avec leur patron (ou leur responsable).
Voici quelques conseils (qui vous aideront à mieux gérer les rapports avec votre responsable ou avec votre patron ou patronnne) :
Sachez dire non, même à votre patron.
Il ne faut pas avoir peur de lui déplaire si vous refusez certaines des choses qu’il vous demande : expliquez calmement pourquoi. Le patron ne peut pas être au courant de l’emploi du temps de chacun. Un rappel de votre propre charge de travail ne le choquera pas nécessairement.
Son intérêt le plus évident est de vous voir assumer pleinement les fonctions qu’il vous a confiés ; si ses exigences nuisent à votre efficacité, il devrait être le premier à le comprendre.
Evaluez correctement et précisément les délais que vous acceptez
Quand votre patron vous demande votre avis sur les délais nécessaires, ne trichez surtout pas. Si vous les sous-estimez pour faire du zèle, vous risquez ensuite de ne pas pouvoir tenir vos engagements. Si vous les surestimez pour éviter d’être sous pression, vous risquez ensuite qu’il trouve plus diligent que vous… Et, une fois fixés, respectez les délais que vous avez annoncés. Sinon, faites-le savoir le plus tôt possible.
Réfléchissez bien en sa présence
Quand vous posez un problème, ayez toujours en tête deux ou trois solutions possibles pour le résoudre. C’est à lui de choisir, pas forcément d’imaginer (ça m’empêche pas que vous puissiez y réfléchir ensemble si le problème est particulièrement complexe).
Quand il vous informe, posez des questions, mais évitez des digressions.
Quand il vous délègue des tâches, assurez-vous que vous avez tous les éléments nécessaires avant de sortir de son bureau. Une seconde visite ou un coup de tél. demandant des précisions peut tomber à un très mauvais moment dans son plan de journée.
Tant qu’il ne dit rien, avancez
Plutôt que de demander le consentement du patron avant d’entreprendre une action, habituez-le à vous faire confiance jusqu’à preuve du contraire. Vous pouvez travailler ainsi par « option négative » : « Si vous ne me dites pas d’attendre, je commence… », « Si vous ne me dites pas de continuer, j’arrête… ». Ce système du « sauf avis contraire » accélère prodigieusement le temps d’exécution et de communication !
Chaque fois que c’est possible, écrivez au lieu de parler
Les horaires de votre patron et les vôtres sont tendus, chaque entretien entre lui et vous les sollicite en partie double. Mettez donc au point un système de relations écrites pour réduire le nombre de vos rencontres, tout en assurant l’information : notes de synthèse, mémos, fiches, etc.
Vos rencontres seront plus courtes et plus efficaces si elles consistent essentiellement à prendre des décisions et non à vous tenir réciproquement informés.
Précisez par écrit ce que vous avez décidé oralement
Quand vous vous êtez mis d’accord sur des tâches, des moyens, des délais, des méthodes, consignez votre entretien par écrit et envoyez-lui ce mémo.
Si certains points sont restés obscurs, ou si vous vous êtez mal compris, il pourra rectifier le tir avant que vous ne vous lanciez sur une piste mal balisée.
Conciliez vos objectifs et les siens
Il faut que votre patron soit informé et conscient de vos priorités professionnelles, de vos désirs de réalisation ou de vos objectifs de carrière pour qu’il puisse en tenir compte dans les responsabilités et les tâches qu’il vous confie.
Si par exemple vous avez horreur de vendre, mieux vaut qu’il le sache pour ne pas vous fourvoyer dans le commercial. Quel temps gâché, sinon, pour lui et pour vous.
A l’inverse, vous vous sentirez plus sûr de vous dans votre travail si vous savez ce qui, pour lui, est très important ou très urgent.
Prenez ensemble du temps pour le temps
N’hésitez pas à aborder franchement avec lui le problème de vos horaires de travail et de votre emploi du temps.
Prenez des rendez-vous fixes tous les trois ou six mois pour parler de vos méthodes de travail.
Si vous avez vraiment le sentiment d’être débordé et surmené, il vaut mieux vider l’abcès une bonne fois que de laisser se développer une atmosphère empoisonnée entre lui et vous.
Informez-le sur la façon dont vous gérez votre temps
Expliquez-lui tous les principes que vous vous efforcez de pratiquer dans la gestion de votre temps :
- plages de temps réservés pour votre travail personnel pendant lesquelles vous désirez être dérangé le moins possible ;
- gestion des interruptions et du téléphone ;
- préparation des entretiens pour en limiter la durée ;
- refus de la réunionnite.
Devant votre bonne volonté et connaissant vos méthodes, s’il est intelligent (la plupart des patrons le sont), il cherchera plus à s’y adapter qu’à les contrecarrer.
Ne soyez pas l’éternel incompris
Dans la vie des entreprises et dans la répartition des tâches de travail, la justice absolue n’existe pas.
Ne perdez pas de temps à bouder (ni à laisser vos rapports s’empoisonner), si vous estimez être victime d’une injustice de la part de votre patron. Parlez-en avec lui. Les choses se décanteront plus facilement que si vous vous renfrognez dans votre coin.
Et quelques bons réflèxes à avoir :
- N’entrez pas dans son bureau simplement pour lui dire bonjour - en fait, pour lui montrer que vous êtez là !
- Ne lui dites jamais rien entre deux portes : il oublierait.
- Si vous prenez du retard, informez-le au fur et à mesure des nouveaux délais.
- Soyez toujours à l’heure aux rendez-vous qu’il vous fixe, même si lui-même arrive toujours en retard (n’oubliez pas que c’est lui le patron).
- S’il est du genre « invisible », ne le lâchez jamais sans un prochain rendez-vous.
- Quand il vous demande trois choses à la fois, demandez-lui d’établir lui-même l’ordre de priorité.
Je rajouterai que ces quelques conseils -qui vous aideront à mieux « gérer votre patron »- sont bien plus important qu’on ne le pense.
En effet, souvent votre patron vous prend beaucoup de temps. Vous pouvez même avoir l’impression qu’il vous en fait perdre. Pourtant, il ne le vole pas puisqu’en principe c’est à lui qu’appartient votre temps de travail. Il paie pour que vous collaboriez 1600 ou 1700 heures* par an avec lui.
Donc, comment maîtriser un temps qui ne vous appartient qu’en partie ? Voilà la question que se posent chaque jour des millions d’hommes et de femmes dans leurs relations avec leur patron.
Et le temps, que n’est déjà pas facile à domestiquer quand on en a la propriété, devient encore plus difficile à maîtriser quand une relation d’autorité rend inégale la valeur du temps de chacun. Oui, le temps de votre patron est plus coté que le vôtre à l’argus de l’entreprise. C’est un fait. Ce dernier a donc le pouvoir de désorganiser le vôtre pour préserver le sien. Néanmoins, il est possible, avec un peu de diplomatie, quelques principes indéracinables et une volonté obstinée, de « gérer son patron » de façon qu’il utilise au mieux ce temps que vous lui devez…
- 35 à 39 heures par semaine x 52 semaines - 11 jours fériés et 5 semaines de vacances…
Encore faut il qu’il écrive des mails !! Et quand il n’écrit rien, avez vous une idée de ce que l’on peut faire ?
j’aime pas trouver mon bureau en bordel !!! 
