Ce matin je vais vous parler d’une vieille règle très connue de la plupart des dirigeants ou cadres sup, mais malheureusement trop méconnue de la plupart des salariés. Et pourtant, si les gens savaient…
Peut-être l’avez-vous déjà constaté, soit chez vous-mêmes ou chez des amis, des collègues de travail, etc : certaines personnes passent le plus clair de leur temps à traiter une multitude de problèmes et de tâches secondaires, et ne savent pas se concentrer sur le petit nombre d’activités essentielles, et perdent donc un temps fou… Et puis, il faut dire que ni l’école ni l’éducation ne nous apprend à gérer efficacement le temps… A cela s’ajoute que nous sommes persuadés à tort que les efforts sont proportionnels au résultat. Erreur lourde de conséquences… puisqu’en réalité il arrive souvent que seul un petit pourventage du temps et de l’énergie investis suffisent à décrocher d’excellents résultats.
En effet, il existe une règle dite « règle de Pareto » (parfois aussi appellée "loi de Pareto) qui dit que :
20% des clients produisent 80% du chiffre d’affaires
20% de la production génère 80% des résultats
20% des revues contiennent 80% de l’information
20% d’un temps de discussion amènent 80% des résolutions
20% du travail de bureau participent à hauteur de 80% au succès d’un projet
etc
En résumé, 20% du temps et de l’énergie investis de manière efficiente/stratégique suffisent souvent à décrocher 80% des résultats.
Ces corrélations, connues sous le terme de principe/règle de Pareto, sont très utiles et peuvent vous aider à mieux planifier vos activités.
Je vais vous mettre maintenant quelques liens web, que vous pouvez consulter.
Rassurez-vous ces liens web sont peu nombreux : seulement 12 résultats lors d’une recherche avec « principe Pareto »… C’est plus que surprenant d’ailleurs…
Si vous avez des questions, n’hésitez pas (je maîtrise pas trop mal le sujet).
Et si vous pensez que cela ne vous concerne pas, réfléchissez à cette petite « pensée » de Lothar Seiwert (LE spécialiste en la matière) :
[i]Du temps pour réussir
De nombreux chefs d’entreprise travaillent plus de 10 heures par jour en moyenne et leurs semaines sont souvent de six ou sept jours. Si la gestion de leur temps de travail était maximisée, ces entrepreneurs pourraient s’activer moins et obtenir pourtant de meilleurs résultats.
Ceci est également valable pour chacun de nous, quel que soit le métier que nous exerçons.
Nous gaspillons l’essentiel de notre énergie et de notre temps parce que nos priorités et nos objectifs sont mal définis, nos plannings peu clairs et que notre vision d’ensemble est limitée. Gérer son temps de travail, c’Est savoir maîtriser et organiser ses tâches et son temps plutôt que de se laisser submerger.
Une utilisation plus adaptée du temps permet :
d’obtenir de meilleurs résultats
de se consacrer plus amplement à d’autres activités, notamment aux loisirs, famille, amis et sport, car le temps c’est la vie !
Il s’agit de vous
Une gestion réussie du temps de travail dépend d’une juste conception des choses et d’un comportement adapté bien plus que de techniques affinées ou de méthodes astucieuses.
Sans un minimum de discipline, vous n’y parviendrez pas. L’autodiscipline quotidienne est la condition sine qua non pour atteindre vos objectifs.
:lol: Ah oui, c’est ce que je voulais demander : comment on fait quand c’est le patron qui passe 80% de son temps à faire des choses qui apportent au mieux 20% de résultat ?
C’est vrai que les relations salariés-patron ne sont pas toujours évidentes… étant moi-même patron (et l’ayant été également dans le passé, je sais que tu abordes là un sujet délicat.
Et c’est vrai que des millions d’hommes et de femmes se posent chaque jour des questions dans leurs relations avec leur patron…
Mais si tu veux, je peux essayer de vous faire un petit topo sur la façon de « gérer son patron ». Enfin, si ça intéresse les forumeurs/euses bien sûr.
Ben, ça intéresse je pense, mais je sais pas si c’est soluble comme problème…
Par exemple, quand ma chef me demande de venir dans son bureau pour faire le point et que je la regarde pendant une demi-heure mettre chaque cellule de son tableau excel en italique, puis en vert, puis en gras, ah puis non finalement celle-là c’est en rouge, et tout ça évidemment sans le moindre raccourci clavier, et surtout sans aucune utilité… Eh bien j’ai envie de dire « bon excusez-moi, je vous laisse faire mumuse et je retourne au boulot », mais évidemment je peux pas
Que faire…
Si, bien sûr qu’il existe des solutions.
Et heureusement d’ailleurs !
Déjà dans ce cas cela ne s’appelle pas faire le point… faire le point c’est autre chose. Mais il faudrait savoir pourquoi ta responsable souhaite ta présence pendant qu’elle fait toutes ces choses qu’elle peut très bien faire seule.
Donc, demande-lui simplement et poliment s’il est bien nécessaire que tu restes, et si elle estime que oui, pourquoi.
Et, n’hésite pas à lui rappeler ton emploi du temps (cf. conseils ci-dessous). Et si tu n’oses pas lui dire non, lis soigneusement les quelques conseils ci-dessous, ils t’aideront à te sentir plus sûre de toi et à argumenter.
Je pense que beaucoup de gens font des tas de petites erreurs dans leurs relations quotidiennes avec leur patron (ou leur responsable).
Voici quelques conseils (qui s’adressent à tout le monde) :
Sachez dire non, même à votre patron.
Il ne faut pas avoir peur de lui déplaire si vous refusez certaines des choses qu’il vous demande : expliquez calmement pourquoi. Le patron ne peut pas être au courant de l’emploi du temps de chacun. Un rappel de votre propre charge de travail ne le choquera pas nécessairement.
Son intérêt le plus évident est de vous voir assumer pleinement les fonctions qu’il vous a confiés ; si ses exigences nuisent à votre efficacité, il devrait être le premier à le comprendre.
Evaluez correctement et précisément les délais que vous acceptez
Quand votre patron vous demande votre avis sur les délais nécessaires, ne trichez surtout pas. Si vous les sous-estimez pour faire du zèle, vous risquez ensuite de ne pas pouvoir tenir vos engagements. Si vous les surestimez pour éviter d’être sous pression, vous risquez ensuite qu’il trouve plus diligent que vous… Et, une fois fixés, respectez les délais que vous avez annoncés. Sinon, faites-le savoir le plus tôt possible.
Réfléchissez bien en sa présence
Quand vous posez un problème, ayez toujours en tête deux ou trois solutions possibles pour le résoudre. C’est à lui de choisir, pas forcément d’imaginer (ça m’empêche pas que vous puissiez y réfléchir ensemble si le problème est particulièrement complexe).
Quand il vous informe, posez des questions, mais évitez des digressions.
Quand il vous délègue des tâches, assurez-vous que vous avez tous les éléments nécessaires avant de sortir de son bureau. Une seconde visite ou un coup de tél. demandant des précisions peut tomber à un très mauvais moment dans son plan de journée.
Tant qu’il ne dit rien, avancez
Plutôt que de demander le consentement du patron avant d’entreprendre une action, habituez-le à vous faire confiance jusqu’à preuve du contraire. Vous pouvez travailler ainsi par « option négative » : « Si vous ne me dites pas d’attendre, je commence… », « Si vous ne me dites pas de continuer, j’arrête… ». Ce système du « sauf avis contraire » accélère prodigieusement le temps d’exécution et de communication !
Chaque fois que c’est possible, écrivez au lieu de parler
Les horaires de votre patron et les vôtres sont tendus, chaque entretien entre lui et vous les sollicite en partie double. Mettez donc au point un système de relations écrites pour réduire le nombre de vos rencontres, tout en assurant l’information : notes de synthèse, mémos, fiches, etc.
Vos rencontres seront plus courtes et plus efficaces si elles consistent essentiellement à prendre des décisions et non à vous tenir réciproquement informés.
Précisez par écrit ce que vous avez décidé oralement
Quand vous vous êtez mis d’accord sur des tâches, des moyens, des délais, des méthodes, consignez votre entretien par écrit et envoyez-lui ce mémo.
Si certains points sont restés obscurs, ou si vous vous êtez mal compris, il pourra rectifier le tir avant que vous ne vous lanciez sur une piste mal balisée.
Conciliez vos objectifs et les siens
Il faut que votre patron soit informé et conscient de vos priorités professionnelles, de vos désirs de réalisation ou de vos objectifs de carrière pour qu’il puisse en tenir compte dans les responsabilités et les tâches qu’il vous confie.
Si par exemple vous avez horreur de vendre, mieux vaut qu’il le sache pour ne pas vous fourvoyer dans le commercial. Quel temps gâché, sinon, pour lui et pour vous.
A l’inverse, vous vous sentirez plus sûr de vous dans votre travail si vous savez ce qui, pour lui, est très important ou très urgent.
Prenez ensemble du temps pour le temps
N’hésitez pas à aborder franchement avec lui le problème de vos horaires de travail et de votre emploi du temps.
Prenez des rendez-vous fixes tous les trois ou six mois pour parler de vos méthodes de travail.
Si vous avez vraiment le sentiment d’être débordé et surmené, il vaut mieux vider l’abcès une bonne fois que de laisser se développer une atmosphère empoisonnée entre lui et vous.
Informez-le sur la façon dont vous gérez votre temps
Expliquez-lui tous les principes que vous vous efforcez de pratiquer dans la gestion de votre temps :
plages de temps réservés pour votre travail personnel pendant lesquelles vous désirez être dérangé le moins possible ;
gestion des interruptions et du téléphone ;
préparation des entretiens pour en limiter la durée ;
refus de la réunionnite.
Devant votre bonne volonté et connaissant vos méthodes, s’il est intelligent (la plupart des patrons le sont), il cherchera plus à s’y adapter qu’à les contrecarrer.
Ne soyez pas l’éternel incompris
Dans la vie des entreprises et dans la répartition des tâches de travail, la justice absolue n’existe pas.
Ne perdez pas de temps à bouder (ni à laisser vos rapports s’empoisonner), si vous estimez être victime d’une injustice de la part de votre patron. Parlez-en avec lui. Les choses se décanteront plus facilement que si vous vous renfrognez dans votre coin.
Et quelques bons réflèxes à avoir :
N’entrez pas dans son bureau simplement pour lui dire bonjour - en fait, pour lui montrer que vous êtez là !
Ne lui dites jamais rien entre deux portes : il oublierait.
Si vous prenez du retard, informez-le au fur et à mesure des nouveaux délais.
Soyez toujours à l’heure aux rendez-vous qu’il vous fixe, même si lui-même arrive toujours en retard (n’oubliez pas que c’est lui le patron).
S’il est du genre « invisible », ne le lâchez jamais sans un prochain rendez-vous.
Quand il vous demande trois choses à la fois, demandez-lui d’établir lui-même l’ordre de priorité.
Ces quelques conseils s’adressent à tout le monde, donc ne le prend pas personnellement Sonka, ok ?
Je rajouterai que ces quelques conseils -qui vous aideront à mieux « gérer votre patron »- sont bien plus important qu’on ne le pense.
En effet, souvent votre patron vous prend beaucoup de temps. Vous pouvez même avoir l’impression qu’il vous en fait perdre. Pourtant, il ne le vole pas puisqu’en principe c’est à lui qu’appartient votre temps de travail. Il paie pour que vous collaboriez 1600 ou 1700 heures* par an avec lui.
Donc, comment maîtriser un temps qui ne vous appartient qu’en partie ? Voilà la question que se posent chaque jour des millions d’hommes et de femmes dans leurs relations avec leur patron.
Et le temps, que n’est déjà pas facile à domestiquer quand on en a la propriété, devient encore plus difficile à maîtriser quand une relation d’autorité rend inégale la valeur du temps de chacun. Oui, le temps de votre patron est plus coté que le vôtre à l’argus de l’entreprise. C’est un fait. Ce dernier a donc le pouvoir de désorganiser le vôtre pour préserver le sien. Néanmoins, il est possible, avec un peu de diplomatie, quelques principes indéracinables et une volonté obstinée, de « gérer son patron » de façon qu’il utilise au mieux ce temps que vous lui devez…
35 à 39 heures par semaine x 52 semaines - 11 jours fériés et 5 semaines de vacances…
Passionant sujet s’il en est mais pas évident à appliquer pour autant : j’imagine que pour être plus efficace, il est nécessaire de faire le bilan du travail abattu en fonction du temps que l’on a passé dessus. Ceci-dit, il ne faut pas que le temps de cette analyse rogne trop le temps de travail non plus, auquel cas on risque d’être encore moins efficace qu’avant …
Mais si. Au contraire même !
Tu fais la même erreur que la plupart des gens. C’est dommage. Il ne faut justement pas hésiter à appliquer ce genre de petits principes. Trop de gens pensent que l’application est difficile ou pas évidente, alors que c’est faux. En plus, avec un peu de pratique c’est de plus en plus facile à appliquer…
Mais bon, vous êtez toutes et tous encore très jeunes (ce n’est pas une critique, c’est un constat). Donc, l’assurance nécessaire et le reste viendront avec l’âge et l’expérience. Mais il suffit souvent d’appliquer un certain nombre de principes pas très compliqués pour obtenir des résultats spectaculaires.
Mais non. Pourquoi veux-tu un bilan ?
Personne ne s’amuse à faire le bilan de toutes ses activités professionnelles quotidiennes… ce serait complètement contreproductif et une perte de temps.
Pour ça il existe des plannings. Et il est évident qu’en-dehors de l’organisation des tâches, des priorités, etc, puis du suivi des activités, on contrôle aussi les résultats. Mais on perd pas de temps avec un bilan…
D’ailleurs, à ce propos, n’oubliez pas que planifier signifie gagner du temps !
Toutes les études le démontre, et l’expérience aussi : en se consacrant davantage à l’organisation et au planning, la réalisation est non seulement plus rapide, mais au final on gagne un temps fou.
Les gens qui maîtrisent bien les outils d’organisation et de planning sont non seulement nettement plus efficaces dans leur travail, mais ils arrivent facilement à « économiser » une heure par jour en comparaison avec leurs collègues non/mal-organisés…
Et la cerise sur le gateau lorsque l’on sait bien gérer son temps, organiser son travail et planifier ses activités, c’est qu’on se sent beaucoup plus détendu, beaucoup moins stressé ou sous pression, et qu’on ressent une satisfaction bien plus importante de son travail, une fois accompli.
Donc, les effets bénéfiques sont multiples !
Malheureusement, et pour une raison que je ne suis jamais arrivé à m’expliquer, les 3/4 des gens restent indifférents à cela et n’estiment pas nécessaire ni utile de mieux organiser leur propre gestion du temps.
Il est clair qu’il y a plein de bonnes choses à prendre dans tes propos, Gaston, faut que je les digère.
Ceci dit, c’est pas évident de trouver comment les appliquer, parce qu’apparemment, tu pars du principe (qui est sans doute vrai ds bcp d’entreprises, surtout les grosses) qu’on a un patron très directif, qui nous donne plein d’ordres et de boulot, qui nous harcèle de réunions, etc. Mais moi, c’est tout le contraire : j’ai un patron complètement absent et les tâches, c’est moi qui les fixes, donc je ne suis jamais très débordées puisque je ne prends qu’autant de commandes que je peux en assurer. Si tu veux, le principe :
c’est une évidence dans ma boîte, parce que si on attendait qu’on nous dise qc, on ne ferait tout simplement rien de la journée
Et en plus d’un patron absent, j’ai un patron incompétent. Ca, je ne sais pas si c’est souvent le cas ailleurs, mais il me semble que ce serait plus facile de débattre avec un patron sur un sujet de désaccord mais un sujet maitrisé que de causer à quelqu’un qui n’a aucune idée de ce dont tu parles. Enfin, personnellement, je trouve dommage de passer les rares temps où on se voit à lui expliquer le B A BA du métier plutôt que de débattre de questions de fond.
Enfin bon, je vais réfléchir…
Oui, c’est vrai, tu as raison. Mais l’un n’empêche pas l’autre. Donc il ne faut pas hésiter à « tester » ces conseils et à voir ce que cela vous apporte comme bénéfice. En tout cas, vous pouvez au moins être assurés d’une chose : il y a 20 ans d’expérience derrière ces conseils… et ils ont fait leur preuve mainte fois et à diverses époques et occasions. Donc ce n’est pas un traité théorique que je vous fais partager là.
Dans ce cas (patron absent), on en reparlera une autre fois si tu veux. Je te donnerai quelques conseils à ce sujet.
Mais, dis-moi, cette absence dont tu parles comment se fait-elle remarquer ?
Autre question : qui s’assure du fait que vos carnets de commandes sont remplis et que vous ayez suffisamment de Aufträge ?
Ok.
Mais surtout essaye d’en appliquer un peu, petit à petit, et tu verras les effets très positfifs que cela peut avoir (notamment avec ta responsable - car mes conseils peuvent aussi s’appliquer aux rapports avec ta responsable).
Mais, dis-moi, est-ce la peur de sa réaction qui te fait hésiter ? Ou simplement encore un manque d’assurance vis-à.-vis de ta chef ? Ou pour quelle autre raison hésites-tu ? (car on sent bien ton hésitation ).
A mon humble avis, il y a peu de gens qui maitrisent bien ces outils, et/ou qui gèrent mieux leur temps quand ils l’organisent… J’ai un peu l’impression que c’est une qualité qui peut se développer en s’y appliquant, mais il me semble que certaines personnes sont naturellement douées pour s’organiser alors que d’autres développent de nombreuses autres qualités pour palier à leur désorganisation innée… Pour moi, ça pourrait expliquer que si peu de gens s’occupent de bien gérer leur temps …
Oui, c’est vrai ce que tu dis que les gens sont plus ou moins doués pour ça. Et ça pourrait effectivement être une explication. C’est vrai.
Ceci dit, en général plus on monte dans la hiérarchie, et plus un responsable maîtrisera bien différents outils d’organisation et de planning (d’ailleurs, en-dehors des « fils à papa » qui n’ont pas du se battre pour gravir les échelons, la plupart des responsables/managers n’ont pas eu d’autre choix que de passer tôt ou tard par l’apprentissage et l’utilisation de tels outils - outils sans lesquels ce serait impossible vu l’ampleur des tâches d’un manager, qu’il soit simple chef d’équipe ou responsable d’un département de 400 personnes…).
Je n’ai jamais réussi à savoir ni à comprendre pourquoi tant de gens ne veulent pas organiser et planifier leur travail.
Tu me diras, je suis un « cas à part »… mais même en ayant travaillé avec des gens très compétents mais d’un bordélique pas possible, tout comme avec des méticuleux qui n’avancaient pas parce qu’ils étaient perfectionnistes… et pourtant, dans les deux cas, et dans bien d’autres, que j’ai vu durant ma carrière professionnelle, je n’ai jamais compris (en-dehors parfois du manque de temps) pourquoi la plupart des gens sont si réticents vis-à-vis de tous ces outils tellement pratiques.
Ben, d’abord par l’absence physique : quand on arrive la matin, elle est pas là, elle est souvent pas là le mercredi après-midi ou le mercredi toute la journée, elle est souvent en vacances, en en RTT, en chépaquoi, en pas là quoi. Et quand elle est officiellement là, elle est en RDV, entretien, etc. Sinon, elle vient peu nous voir : faut dire qu’on est tout au bout du couloir, et elle tout au début (mais quand je dis tout au bout, faut pas imaginer un couloir de 200 m, y’a 4 bureaux au total). Ces derniers temps, elle fait des efforts à ce propos, mais autrefois, on pouvait rester une semaine entière sans la voir. Personnellement (je suis peut-être vieux jeu) mais je trouve ça incroyable qu’un patron/responsable/chef d’équipe (puisqu’elle est tout ça à la fois) ne vienne pas dire bonjour tous les jours à ses employés. Enfin, je veux dire, moi je lui dirais bonjour moi-même si elle était là quand j’arrive, mais vu qu’elle n’y est pas, je trouve que quand elle arrive, elle devrait faire le tour des bureaux et dire bjr, non ?
Enfin bref, ce n’est qu’un exemple…
Tu veux dire : « qui cherche des clients pour remplir les carnets de commande » ou simplement « qui vérifie qu’on ne se tourne pas les pouces » ?
Dans le premier cas, c’est simple : on a des chefs de projets qui font un peu de prospection, la responsable en fait un tout petit peu aussi, mais dans l’ensemble, on vit surtout sur nos vieux clients ou sur de nouveaux qui viennent à nous. On a un flux continu de demande, j’ai qu’à dire oui, puis non quand y’a plus de place.
Dans le deuxième cas, c’est simple : jusqu’à présent c’était pas vérifié. C’est à dire que personne ne se souciait de ce qu’on faisait au quotidien. Mais bon, bien sûr, à la fin du mois, on regardait « ah, y’a tant de mots, tant d’euros, bon alors ça va ». Mais personne ne nous demandait de comptes au quotidien. Là c’est en train de se mettre en place, avec des « outils de planification » comme tu dis (sauf que c’est pas des outils, mais une feuille excel).
Oui, il y a de tout ça. D’abord, qc que tu ne soupçonnes peut-être pas vu nos discussions surle forum, je suis plutôt timide (même si je me soigne) et surtout j’ai horreur du conflit. J’aime pas dire non. (et là, ce que tu as dit plus haut sur savoir dire non me touche, évidemment). Mais même avec mes collègues, j’ai du mal à être autoritaire. Je préfère prendre un peu plus de boulot sur moi que d’imposer un truc désagréable à qn. Sauf sur un point très précis où j’ai raison et où je sais que c’est important ou vital, en général, je ne vais pas trancher, je ne vais pas dire « bon ben toi tu fais ça, que ça te plaise ou non », je préfèrerai chercher l’accord à l’amiable, quitte à ne pas le trouver.
Donc, oui, un manque d’assurance. Et peur de la réaction, certainement un peu oui. Parce que je sais que c’est pas une tendre. Je n’ai pas vraiment de problème avec elle parce que je m’écrase tout le temps (je trouve ça plus simple que d’entrer en conflit, parce que pour l’instant entrer en conflit m’apporterait plus d’emmerdes que de m’écraser), donc on se fait des sourires et tout, mais je sais par d’autres qu’elle peut être très désagréable. Je suis dans une petite boîte, mais du style un peu paternaliste : on t’a fait l’immense honneur de t’embaucher alors que tu ne savais rien (et que tu ne coûtais pas cher), alors tu dois être reconnaissant à vie.
En fait, je trouve qu’il y a des situations où il est difficile d’organiser à fond son travail. Bon, je ne sais pas si tu voulais dire à fond ou un peu… Je crois qu’il y a différents niveau d’organisation.
Donc, pour prendre mon exemple (comment ça, « encore » ?), bien sûr que j’organise, on ne peut pas coordonner des projets sans organiser quoi que ce soit. Mais j’organise grosso modo, à la louche. D’abord parce que ça me prendrait trop de temps d’organiser en détails, ensuite parce que c’est pas très possible et enfin parce que ça change tout le temps. C’est réajusté en permanence.
Comme je le disais plus haut, ma hiérarchie veut mettre en place des outils de planification, le but étant de savoir qui fait quoi à quel moment. Elle voudrait tout planifier à l’avance, que lorsqu’on reçoit un projet, on mette tout de suite, une semaine à l’avance, dans les petites cases : lundi, A fait ça, B fait ça, mardi, A fait ça, B fait ça, etc. Le problème, c’est que ça prend du temps de remplir ces petites cases, et le temps d’arriver à lundi, le planning aura déjà complètement été chamboulé (si ce n’est même dans la demi-heure qui suit le moment où t’as rempli le planning). Donc, pour moi, c’est une perte de temps que de remplir un planning tellement à l’avance. C’est plus pratique d’avoir tout en tête, « en gros » (et en m’aidant de quelques notes bien sûr).
et quand je dis « c’est impossible de planifier », c’est aussi dû à la nature de mon métier. Je travaille dans l’immatériel et dans le malléable. Une chaîne d’usine, tu sais qu’elle sort trois mixers à l’heure, donc tu peux la planifier. Moi, on ne sait pas combien je sors à l’heure, et rien ne permet de le savoir. Ma chef m’a dit (car il faut savoir que ma boîte fait aussi de la formation) : il faut qu’on fasse comme en formation, là-bas, la responsable du planning tient un planning où elle rentre les heures de profs. Oui, mais sauf qu’une heure de cours, c’est une heure de cours, tu peux la tourner dans tous les sens, elle ne fait qu’une heure ni plus ni moins. Donc, la mettre dans un planning, pas de problème. Mais moi, ma trad de tant de mots, elle peut durer du simple au double (voire triple). Je ne peux pas dire à l’avance combien de temps elle va prendre, donc je ne peux pas la découper en petites rondelles à l’avance.
Bon, voilà, je ne sais pas si ça répond à ta question, j’espère du moins.
Je suis particulièrement sensible à ce sujet aujourd’hui parce que j’ai eu typiquement la journée cauchemar du planificateur : projets annulés, projets modifiés plusieurs fois, avalanche de projets nouveaux, tant courts et urgents que long et à long terme, projets merdiques… Bref. J’ai décidé pour une fois de tenir le planning à jour en temps réel, ben ce qui s’est passé, c’est que j’ai été obligée de le modifier tellement de fois que j’aurais gagné une demi-heure si j’avais simplement attendu la fin de l’avalanche (pardon, de la journée) pour le remplir une bonne fois pour toutes. De même, mes collègues m’ont un peu pressurée pour que je leur fournisse certaines données nécessaires pour la créations des commandes, mais eux aussi s’en sont mordus les doigts vu qu’on a dû a posteriori modifier jusqu’à trois fois la même commande.
Enfin, c’est la vie !
Ca en effet, je peux très bien le comprendre.
Est-ce bien ou pas que ce ne soit pas le cas de ta responsable ? honnêtement je ne sais pas.
Mais j’avais pensé (peut-être me suis-je trompé) que par « absence » tu entendais peut-être aussi d’autres choses dans son comportement : comme par exemple le fait d’éviter les réunions ou les moments où il faut prendre des décisions, etc.
Car il y a des responsables que les salariés considèrent comme « absents » parce qu’ils évitent au maximum tous ces moments qu’ils redoutent : il existe des responsables qui sont très compétents dans leur domaine, mais qui ont horreur de devoir prendre des décisions, qui fuient toute un pan de leurs responsabilités… et je pensais que tu faisais également allusion à cela.
Donc, si je te comprend bien, au moins quand elle est là, elle ne fuit pas.
Autre question : Si j’ai bien compris, vous (traducteurs/trices) travaillez en toute autonomie (ou presque, vu les changements dont tu parles), mais dans ce cas quand rencontrez-vous votre responsable ? (qui est, si j’ai bien compris, à la fois votre responsable et la patronne de la société - si je me trompe, corrige-moi)
Quels sont les raisons qui font que vous vous rencontrez (elle et toi/vous) dans le travail ? ou, au contraire, que vous ne vous voyez pas parfois pendant une semaine entière ? (ce qui me parait très long, mais j’avoue ne pas savoir comment cela se passe dans votre branche d’activités)
Oui, je parlais plutôt de la première option, mais ta réponse est encore plus complète que celle à laquelle je m’attendais.
D’accord.
Donc, si je te comprend bien, ceux que tu appelles les « chefs de projet » sont un peu vos « commerciaux ».
D’ailleurs, y a-t-il une raison à ce que vous utilisiez ce vocable (« chef de projet ») ?
(je ne savais pas que dans le domaine de la traduction on utilisait ces vocables issus du monde industriel).
Ok, donc si on résume, en gros, très gros : tant que les sous rentraient personne ne regardait si les gens travaillaient ou faisaient autre chose.
Ok.
Oui, tu as raison, Excel n’est pas vraiment un outil de planification à proprement parler, mais cependant il permet de réaliser des tableaux qui peuvent être des petits instruments de planification (ou de répartition des tâches, et plein d’autres choses) tout à fait utiles. Ceci étant, Excel ne permet pas de gérer de grands projets (milliers de jours.hommes) ou d’importantes équipes (dizaines voire centaines de salariés) sont en oeuvre. Encore que… Pour la petite anecdote, et pour te montrer que moi je n’ai rien contre les outils simples (contrairement à d’autres managers) : j’ai connu un responsable de projets (là je parle des domaines informatique et organisation dans le monde financier/bancaire - mes anciens domaines de compétences) qui arrivait à gérer 5 ou 6 équipes de projets (donc plusieurs dizaines de collaborateurs !!!) avec des petits tableaux Excel… Je pense qu’il s’agit là plus d’une prouesse que d’un choix raisonnable, surtout pour des projets de grande ampleur. Mais si j’étais un peu dubitatif au départ, j’étais plutôt admiratif quand je constatais qu’il y réussissait aussi bien que d’autres qui employaient les outils de planification standard du marché (donc des « usines à gaz » très complexes à mettre en oeuvre et qui demandent de véritables compétences et une formation pour les utiliser - donc des logiciels de planification véritablement complexes).
En effet, je ne le savais pas et, vois-tu, je ne l’aurais pas pensé. Comme quoi les discussions par forum interposé sont des moyens de communications très limités (ils ne permettent pas de découvrir la personalité d’en face, on le voit parfaitement ici).
Entre parenthèse, car tu dis « même si je me soigne » : J’ai trouvé ta remarque plutôt rigolote. Tu sais, la timidité n’est pas un défaut, donc ce n’est pas une maladie qu’il convient de soigner à tout prix…
Ok.
Ok.
(Je ferai un commentaire un peu plus loin, dans un autre topic, pour te donner quelques pistes à ce sujet.)
Dire non et être autoritaire sont deux choses différentes. Mais ok, je prend note.
Ok.
Ok. Donc il te manque encore un peu d’expérience pour savoir demander que quelqu’un fasse un travail sans que cela soit pris comme une décision autoritaire. Bon ben c’est pas très grave, ça viendra avec le temps et l’expérience. En tout cas, ta sensibilité naturelle (sensibilité qu’ont tous les timides) pourra t’y aider.
Ok.
En effet. Mais, ce n’est pas bien grave, tant que cela ne te nuit pas encore. Ca viendra naturellement avec les années et quand tu prendras de plus amples responsabilités.
Je comprend. C’est logique quand on lit ce que tu viens d’expliquer.
D’accord. Dans ce cas, je te donnerai des pistes de réflexion pour arriver à mieux gérer votre relation/vos rapports. Et pour que tu puisses sortir peu à peu de ce schéma très dicotomique entre conflit d’un côté et silence forcé de l’autre (car tu t’en doutes peut-être : il y a un milieu entre ces deux extrêmes).
Ok. Je vois très bien (mon deuxième employeur, je devais être à peine plus âgé que toi à l’époque, était pareil : entreprise familiale, etc. Donc je vois très bien.
Et bien, au vu de tout ce que je viens de lire attentivement (et je te remercie d’avoir osé parler de tout ça), j’avoue que vu dans ton cas (timidité, sensibilité associée à la timidité, expérience professionnelle encore récente, manque assurance, etc) il est moins facile pour moi de te conseiller. Dans une autre situation je t’aurais dit d’aller de l’avant en essayant d’appliquer les quelques règles et conseils que j’ai exposé cet après-midi. Mais toi tu es timide. Si tu ne m’avais pas dit cela, je t’aurais dit de foncer, d’oser ! Mais là c’est moins facile de te conseiller.
Ceci étant, je vais déjà essayer de te donner quelques pistes pour améliorer les rapports entre ta responsable et toi, notamment sur l’art et la manière de dire non (car contrairement à ce que nous pensons souvent, la capacité à savoir dire non est rarement quelque chose d’inné - dire non est plutôt quelque chose qui demande qu’on l’apprenne…).
Pour ce faire, je pense que je vais m’inspirer de mes lectures, et je crois savoir où regarder : je pense que je vais puiser dans le livre de Thomas d’Ansembourg car il explique cela avec beaucoup de talent et de sensibilité (donc parfait pour toi je crois).
Ben, en fait, quand on se rencontre, c’est qu’elle vient dans le bureau et demande : « alors, quoi de neuf ? » Alors on lui dit y’a tel, tel projet. Si c’est un gros, elle est contente, elle repart avec le sourire. Si y’en a pas trop, elle tire un peu la moue, elle dit « faudrait faire quelque chose », je lui dis « vous inquiétez pas, on est occupés jusqu’à demain, si aucune commande ne rentre d’ici à demain, on relancera ». Et puis c’est tout. et puis y’a toujours une commande qui rentre.
C’est la teneur de la plupart de nos rencontres. On ne fait pas de réunions régulières. en fait, depuis que je suis là, j’ai assisté à 2 ou 3 réunions de tout le service. Et j’ai eu un entretien individuel (entretien annuel). C’est tout.
De temps en temps, on cause de quelque chose de plus, comme ça, dans notre bureau ou dans le sien, mais c’est assez rare.
Chez nous, oui, ce sont un peu des commerciaux. Mais pas que. Et surtout, n’en déduis pas que c’est comme ça « dans le monde de la traduction ». Dans les groooosses boîtes, les tâches sont bien séparées : y’a des commerciaux, des comptables pour s’occuper des factures, des chefs de projets pour s’occuper des projets. Et même parmi eux, y’a des chefs de projets qui s’occupent uniquement de caser les projets, d’autres de les préparer, d’autres de les suivre… et d’autre de chapeauter les chefs de projets !
Mais dans une petite boîte comme celle où je suis, c’est la même personne qui fait tout. De même, moi qui suis traductrice, je fais un peu de gestion de projets, alors que dans une grosse boîte, je ne ferais certainement que de la traduction.
Par contre, pour ce qui est du vocable, oui, il est utilisé dans tout le monde de la trad. Pourquoi pas ? Leur boulot, c’est de gérer des projets, donc pourquoi pas les appeler chefs de projets ? Je vois pas mieux
En très gros. Disons que de toute façon, les sous rentraient puisque de toute façon, tout le monde bossait. Mais le principe était celui-là.
Ben, ça dépend, ça peut être un gros handicap quand même, je trouve. Quand je dis « je me soigne », c’est qu’en fait, j’ai été timide de façon presque maladive, et je me suis « soignée » dans la mesure où je me suis forcée, un peu comme tu disais « vas-y, fonce ! ». Et ça a marché et depuis je suis un peu moins timide.
Autre point à prendre en compte (tu me diras peut-être que j’ai tort de m’en soucier parce que ça empêche de faire avancer le schmilblick) : je suis jeune et sans expérience, mais de plus je travaille avec des gens jeunes et sans expérience. Donc, même à supposer que je travaille sur moi pour améliorer mon assurance, ma capacité à dire non, etc., ça ne sera pas forcément perçu comme je l’espère par les autres, non ?
Merci beaucoup pour ta sollicitude. Cependant, je ne voudrais pas te créer trop de boulot avec ça, parce que je veux quand même préciser une chose :
En fait, je n’ai pas l’intention de prendre de responsabilités, dans la mesure où les seules possibilités de « promotion » en entreprise dans ma branche ne m’intéressent pas. Donc, faut pas trop te prendre la tête pour moi !
Il est plus probable que je finisse à mon compte, seule avec moi-même, où je n’aurai pas de hiérarchie à qui dire oui ou non
Ceci dit, c’est tout de même une discussion passionnante et en tout les cas, je pense que ça peut toujours être utile d’apprendre à s’affirmer un peu.
J’ai encore deux questions, si tu n’y vois pas d’inconvénient :
quand tu dis : « depuis que je suis là » : ça fait 6 mois, 1 an, 2 an,… ?
si je t’ai bien compris, en-dehors des 2 ou 3 réunions de tout le service que tu as évoqué, vous n’avez donc pas non plus de réunion d’équipe ? ni de réunions individuelles (entre la responsable et l’un/l’une ou l’autre d’entre-vous) pour discuter de l’avancement de vos projets de traduction ?
Ok. C’est intéressant à savoir, car je ne connais pas du tout ta branche.
Ben, en fait, lorsque tu as utilisé la première fois la Bezeichnung de « chef de projet » je me suis demandé pour quelle(s) raison(s).
Mais, si je comprend bien ce que tu m’expliques, pour vous : traduction=projet.
En tout cas, c’est très instructif !
Entre parenthèses : dans le monde industriel ou bancaire ou informatique (où le mode de travail en projet est très ancien - il est issu à l’origine de l’industrie, mais dans les grandes entreprises on travaille en mode projet depuis pas mal d’années), ceux que tu dis « chapeauter les chefs de projet » sont ce qu’on appelle les directeurs de projets.
Et, en général, leurs responsabilités ne se limitent pas à encadrer plusieurs chefs de projet, mais c’est eux qui ont les responsabilités de gérer tous les budgets par exemple (ce que ne font pas les « simples » chefs de projet), et plein d’autres choses encore. Donc, dans ces branches-là, il existe une véritable distinction -formelle- entre ces deux postes. Ceci juste pour te donner une petite explication/info annexe.
D’accord. Donc, en effet, la timidité a été un véritable handicap pour toi dans le passé, et tu en souffres encore parfois. Ok. Je comprend mieux maintenant grace à tes éclairages/explications.
Je comprend que tu t’interroges, mais je n’irai pas jusqu’à dire que tu as tort de t’en soucier. Je crois qu’il est normal et légitime que cela t’interpelle un peu et que tu te poses ce genre de questions. Je suppose que tu ne t’es pas encore plongé dans des bouquins sur cette question (« apprendre à dire non »), car on le « sent » en filigrane dans tes interrogations. Si cela peut te rassurer, l’affirmation de soi, ou le fait de gagner en assurance, d’apprendre à dire non, sont des choses qui sont rarement mal perçues par l’entourage direct (pro ou privé). Mais tu t’en rendras aisément compte quand je te ferai lire les quelques extraits des bouquins de d’Ansembourg et de Salomé que je suis entrain de réunir et de rédiger pour toi. Donc, cela fera disparaître ce genre de questions -encore une fois tout à fait légitimes et compréhensibles- que tu te poses.
Oui, enfin, tu sais, j’ai l’avantage d’être non seulement à mon compte (ma société est modeste, je n’ai que 5 collaborateurs) et donc la chance de pouvoir organiser mes journées à ma guise (enfin, plus ou moins, car j’ai aussi des impératifs - évidemment), mais en plus je suis de nature extrêmement organisé et j’arrive donc à libérer des plages de temps pour plein de choses, sans que cela ne pose de problèmes (en sachant qu’il y a tout de même des limites, le temps n’étant pas extensible - mais avec un peu de discipline et une bonne organisation, on y arrive plutôt bien).
J’entend très bien ce que tu me dis là, mais tu sais il ne faut pas opposer l’un et l’autre. Je veux dire par là : ce n’est pas parce que quelqu’un gagne en assurance, améliore son organisation ou sa façon de travailler avec ses collègues, que c’est forcément dans l’optique d’une prise de responsabilités. Cela PEUT, mais cela ne doit pas forcément. Tu comprends mieux ce que je voulais dire par là ?
Je crois que je m’étais mal exprimé. Je suis désolé.
En gros, ce que je voulais dire par là c’est que souvent ce sont des choses qui viennent naturellement avec l’âge et l’expérience, tout simplement.
Et puis je pense que cela n’exclu pas -surtout pour quelqu’un qui aime lire comme toi - la découverte d’auteurs aussi fabuleux que Thomas d’Ansembourg ou Jacques Salomé ou d’autres encore… Je pense que la découverte de ces auteurs devrait véritablement te plaire. A moins, bien entendu, que tu ne veuilles pas. Auquel cas je respecterai bien sûr ton choix. Mais cela devrait te plaire -et puis t’aider aussi (pour les raisons évoquées auparavant : timidité, peur, affirmation de soi, etc) - je pense. En tout cas je le pense sincèrement.
si on compte mes 5 mois de stage, ça fait tout juste 2 ans. (pour te donner une idée du type d’entreprise, de l’ambiance, du « public » : c’est moi la plus ancienne dans le service !)
Non. Comme je t’ai dit, quelques mots par ci par là, rien de plus.
Ah, oui, pardon ! Quand j’ai commencé à travailler, mes parents aussi ne comprenaient pas ce que je voulais dire par « projet ». C’est peut-être une question de génération, alors ?
Ceci dit, ta remarque m’a interrogée. Je suppose que tu vois une différence fondamentale en un projet de construction d’une route par exemple et un projet de traduction ? Ca m’intéresserait d’avoir ton avis.
En fait, je crois que cette incompréhension du mot « projet de traduction » vient peut être d’une méconnaissance du sujet. La plupart des gens ne savent de toute façon pas ce qu’est la traduction, mais même quand ils savent un peu, je pense qu’ils s’imaginent qu’on nous donne un papier et qu’on traduit, basta.
Mais en fait, une traduction de nos jours, c’est tout un projet : il faut souvent extraire les fichiers, les retravailler pour qu’ils soient exploitables, faire des calculs divers, trouver des fournisseurs, établir un devis, créer des mémoires, traduire (ouf !), créer/compléter/valider/utiliser des glossaires ou autres outils de terminologie, planifier une relecture, voire une assurance qualité, intégrer le feedback du client, réintégrer les fichiers au format source, faire de la mise en pages ou de la PAO, facturer…
Bref, pas que traduire.
Très instructif aussi, ce que tu dis là !
tout à fait.
Ne t’inquiète pas, je t’ai compris. En fait, je voulais juste préciser que malgré l’air que j’avais de râler, j’étais pas aux abois. Donc, que je prenais avec plaisir tes conseils pour m’améliorer, mais que tu ne penses pas qu’il y ait urgence à cause d’une situation catastrophique.
Si si, je veux bien les découvrir, mais j’attends que tu m’en dises un peu plus. Parce que d’abord, si je suis effectivement amatrice de lecture, j’aime surtout la fiction. Et ensuite qu’en ce qui concerne les livres de théorie… j’aime pas trop la théorie, en tout cas si elle est verbeuse. Si l’argumentation est claire et bien illustrée, OK, mais si ça part dans les méandres de la théorie fumeuse, je ne tiens pas 10 mn !
C’est possible oui. Enfin, je sais pas quel âge ont tes parents.
Yep (c’est la version « oui » de ma fille ).
Ok. Ben je te ferai un « mini topo » à ce sujet, car la gestion de projets je pourrai en parler pendant des heures (je bosse en mode projets depuis une dizaine d’années… et il y a quelques années je bossais sur des projets colossaux : 35.000 j.h, budgets>50 Mio d’Euros,…). Mais, j’essaierai de faire un « mini topo » sinon je risque de te saouler. car moi quand je commence à parler d’un truc que je connais, c’est difficile de m’arrêter…
C’est même sûr !
Absolument.
Eh ben !
Maintenant je comprend mieux pourquoi vous travaillez aussi en mode projets.
Oh la, faut pas me dire ça sinon moi je suis parti pour en parler pendant des heures.
Je rigole bien sûr.
J’avais bien compris, t’inquiètes pas.
Oh ben, dans ce cas, tu vas aimer je pense, car c’est tout sauf de la théorie ! Ils illustrent constamment avec des exemples, et donne des tas de conseils pratiques. Vraiment rien à voir avec un traité scientifique ou théorique.
Mais, tu verras déjà.
D’ailleurs, ils font partie de mes auteurs préférés, avec Paule Salomon aussi, bien sûr, que j’adore lire et relire, et quelques autres encore (peu nombreux, certes, mais toutes/tous excellents).
Paule Salomon a écrit des bouquins géniaux sur les hommes et les femmes (rien à voir avec les conneries de « Mars et Venus »).
Eh ben !